Как оплачивается проведение научных мероприятий Университета?
Безусловно, большое количество мероприятий в Университете проходит без сбора с участников организационных взносов. Это, например, научные семинары, открытые лекции, круглые столы, не предполагающие иных финансовых затрат, кроме расходов Университета на свет, уборку помещений, другие коммунальные услуги. Но если речь идет об организации крупного научного мероприятия со статусными спикерами, проезд и проживание которых оплачивает приглашающая сторона, планируется издание сборника научных докладов, предполагается наличие пакетов участников и кофе-брейки — оргвзносы просто необходимы. Их размер, как рассказала Ольга Тульсанова, определяет программный комитет в зависимости от уровня и престижности мероприятия. Понятно желание инициаторов собрать как можно больше средств, которые позволят повысить качество проведения конференции, пригласить большее количество знаковых спикеров, организовать культурную программу, но завышенный организационный сбор может, в свою очередь, сократить количество желающих принять участие в конференции и снизить таким образом уровень мероприятия в целом. Задача программного комитета — найти золотую середину. Уменьшить размер организационного взноса можно и за счет привлечения иных источников финансирования: гранта, финансирования со стороны внешнего соорганизатора, грантодателя или спонсора.
С одной стороны, оргвзносы привели к увеличению финансирования мероприятий, что позволяет проводить их на более высоком уровне. С другой, наличие оплаты позволяет оценить степень заинтересованности ученых в том или ином мероприятии и делает их выбор более осознанным.
«Как правило, инициаторы мероприятия заранее понимают, насколько востребована их конференция, какой размер взноса может быть установлен (например, оргвзносы на PIERS достигали 40 тысяч рублей), какое количество участников планируется. Это позволяет составить предварительную смету расходов. Но закупки будут осуществляться только по мере поступления средств, — пояснила Ольга Леонидовна. — Из собранных организационных взносов могут оплачиваться любые нужды мероприятия, но с соблюдением требований законодательства и конкурсных процедур. Последние оргвзносы могут прийти и после того, как появляется возможность осуществить конкурсные процедуры. Как правило, эти средства идут на издание материалов сборника или используются в рамках уже заключенных Университетом на конкурсной основе долгосрочных договоров. Сейчас у нас имеются договоры на проезд, проживание, питание, пакеты участников и т. п. Покрываются и технические расходы Университета на проведение мероприятия. В каждом приказе о проведении мероприятия имеется техническая смета, в которой указаны расходы на свет, уборку помещений, иные коммунальные затраты».